Locations

Hur du effektiviserar team-arbetet på distans

featured image Hur_du_effektiviserar_team_arbetet_pa_distans

Innan pandemin drabbade världen hörde det till ovanligheten att jobba på distans men nu, ett år senare, har vanan infunnit sig för de allra flesta virtuella företag. Dock är det inte för inte som problem fortfarande uppstår i virtuella team. Allt från komplikationer med tekniken och uppkoppling till den absolut främsta utmaningen; kommunikation teammedlemmar sinsemellan. Så vad kan du, som chef eller team manager, göra för att ert samarbete ska bli så sömlöst som möjligt, även på distans?

Optimera jobb-miljön; erbjud ett coworking space

För de personer med barn eller de som bor med många andra kan det vara svårt att finna en lugn miljö att jobba i. Upprepade distraktioner skapar frustration vilket leder till nedsatt produktivitet. Om ni har stängt ned ert kontor och alla jobbar hemifrån, hör med dina medarbetare om det finns någon som behöver jobba på annan plats. Om sådant är fallet, erbjud möjligheten till de som vill att jobba i en coworking-lokal. På så vis stöttar du ambitionsnivån och skapar de bästa förutsättningarna för ostört arbete. Om det visar sig att det är flertalet som inte vill vara hemma, kan det vara läge att kika på möjligheten att hyra ett helt rum i en coworking-lokal. Alternativt hyra ett mindre rum på ett kontorshotell.

Hur du garanterar produktivitet

För vissa är det solklart att vara produktiva även hemifrån men för andra innebär det en stor utmaning då hemmets lugn kan bjuda in till att ta sig för andra aktiviteter. För att peppa dina medarbetare och samtidigt få någon typ av garanti på att jobbet blir gjort, är införandet av ett digitalt produktionsverktyg att rekommendera. Syftet med ett produktionsverktyg är att låta det agera som din externa team manager-assistent.

Dessa verktyg kommer i olika former och med olika funktioner. Därför måste du förstå vilket typ av verktyg ni skulle gynnas mest av.

Å ena sidan har vi de verktyg som efterliknar en fysisk whiteboard, där ni skriver upp;

– alla uppgifter som hör till ett projekt

– vem som ska utföra uppgifterna

– deadlines

För att nyttja ett sådant verktyg till fullo är det viktigt att du introducerar hela teamet till verktyget, går igenom hur det fungerar, och sätter strukturen för hur ni ska arbeta med det.

Å andra sidan har vi de verktyg som inte bara används för att hålla koll på vilka uppgifter som ska göras, utan även när och hur de ska utföras. Alla medarbetare får alltså dagligen skriva upp vad de gör och hur de gör det. Det ger dig en bra överblick på vad som sker, samtidigt som du snabbt kan fånga upp om du misstänker att någon är på fel spår.

Dagliga incheckningar och videomöten

Att inte kunna fika med, eller överhuvudtaget inte kunna träffa sina medarbetare i verkliga livet skapar en form av distans mellan medlemmarna i teamet. Vilket i sin tur kan ge upphov till en känsla av frånkoppling till sitt arbete. Du kan minska riskerna för detta genom att etablera fasta mötesrutiner, så kallade ”check-in’s”, eller ”stand-up’s”. En ”check-in” är ett kort möte vars syfte är att få förståelse för hur alla ligger till i sitt arbete, om någon behöver stöttning eller om någon bara vill dela en historia från sitt liv. Det är alltså ett enkelt sätt att uppmuntra samarbete och laganda.

Ni kan även bestämma att ni under digitala möten har era kameror påslagna. Detta för att göra alla i teamet lite mer ”verkliga” och därmed föra alla lite närmare varandra. Men inte bara det, forskning visar nämligen att det är mycket enklare att skapa missförstånd människor emellan när vi inte kan använda oss utav kroppsspråk som kommunikationsmedel. Dessutom ger användandet av endast röster och skrift rum för feltolkningar. Om någon säger ett skämt och använder sig utav en sarkastisk ton kan det generera osäkerhet och ovisshet hos mottagarna, då de får det svårt att avgöra om personen i fråga var seriös eller inte.

Kommunikationskanaler

Hur kommunicerar ni? Vilka digitala kommunikationskanaler använder ni för att diskutera kundprojekt och vilka använder ni för att prata om interna frågeställningar? För att undvika förvirring och onödigt långa mail-trådar, bestäm på förhand vad ni kommunicerar om, på vilket medium, och vilka diskussioner som bäst tas över videomöte eller telefon. Anledningen till detta är att göra det enklare för alla inblandade att sortera den önskade informationen, i en tid av ett konstant informationsflöde.

Virtuell teambuilding

Det som många anställda ogärna säger högt, men som de ändå känner, är att de tycker det är skönt att slippa vara närvarande vid event kopplade till jobbet. Dessa event har dock sina fördelar för lagandan. Att skapa delade minnen i kombination med att lära känna varandra utanför jobbet bidrar till större förståelse för sina kollegor, vilket i sin tur leder till bättre samarbete.

Vad kan du göra för att främja ökat samarbete fast online?

Nackdelen med att inte träffa varandra i ett fysiskt rum varje dag är att konflikter inte kan lösas på plats, och det är inte att förneka att konflikter kan uppstå även fast ni enbart kommunicerar online. Tvärtom, risken för att det ska ske är högre då, som sagt, kommunikationssvårigheter ger utrymme för missförstånd.

Ett sätt att minska på oönskat groll och långsinthet är att göra feedback-rundor till en del av er arbetsprocess. Sätt i rutin att ni, en gång i månaden, ger feedback till varandra under kontrollerade former. Detta kallas för empatisk kommunikation och är ett sätt att på ett neutralt vis förklara sin del av det som hänt, utan att trycka ned den andra personen. Feedback av detta slag måste alltid ges i jag-form, vara konstruktiv och innehålla förklarande känslor. Till exempel;

”Jag kände mig nervös när du sa att jag inte har presterat tillräckligt bra den här månaden. Vilket har lett till att jag jobbar övertid varje dag för att kompensera. Därför skulle jag uppskatta om du utvecklar det du vill säga så att jag förstår vad du menar, istället för att du häver ur dig en flyktig kommentar som gör att jag ifrågasätter mig själv.”

På så vis öppnar ni dörren för att bibehålla en ärlig och öppen dialog mellan varandra, vilket leder till ökad tillit. Ta i beaktning att detta kan kännas obekvämt för många, därför är det viktigt att sätta en tidsram och hålla er till den. Ju fler gånger ni gör det, desto naturligare kommer det kännas. Kom också ihåg att avsluta med något positivt när du ger feedback.

För att förstärka lagandan ytterligare följer här exempel på roliga digitala aktiviteter:

  • Skicka ut matkassar till alla anställda som innehåller ett recept och ingredienser. Laga sedan mat ihop i ett virtuellt rum.
  • Lek lekar online! Det finns en mängd nya olika spel och lekar vilket, på sitt sätt, är en positiv effekt av COVID-19.
  • Gör ett quiz om alla anställda och ert företag. Samlas på en digital AW på fredagen och svara på ett quiz tillsammans. På så vis lär ni känna varandra lite bättre och det under avslappnade former.

Det är inte helt lätt att känna eller skapa sammanhållning online, men med lite kreativitet och engagemang kommer du långt. Visa för dina kollegor att du tycker det är viktigt att ni har ett fint samspel mellan varandra. Oftast gäller det bara att någon uttrycker det för att det ska bli skillnad i ett team som glidit ifrån varandra.

Letar du efter en riktigt flexibel kontorslösning eller vill du ha ett privat rum? Här är alternativen du kan välja mellan.

Var vill du arbeta?
Hur många personer?

Flex

1995 kr/mån för 1 person(er)
Läs mer
Ingår alltid:
Snabbt och stabilt WiFi • Gott kaffe, alldeles gratis • Bokningsbara mötesrum • Kök med både kyl och micro • Lounge • Tillgång till kontoret dygnet runt • Flexplats på alla våra anläggningar, så att du kan vara effektiv vart du än är • Toaletter, så klart! OBS! När vi säger ”all inclusive-kontor” så menar vi det. Allt ovan är gratis, utan dolda kostnader – oavsett om du väljer Flex, Fast eller Kontor.
Vill du veta mer?
Du kan alltid ställa frågor till oss här på hemsidan, eller kontakta oss på +46 702 833 892 och co@profi.se
C/O anläggning
Jag godkänner att ni sparar mina kontaktuppgifter i enlighet med GDPR
Skicka

Fast

2995 kr/mån för 1 person(er)
Läs mer
Ingår alltid:
Snabbt och stabilt WiFi • Gott kaffe, alldeles gratis • Bokningsbara mötesrum • Kök med både kyl och micro • Lounge • Tillgång till kontoret dygnet runt • Flexplats på alla våra anläggningar, så att du kan vara effektiv vart du än är • Toaletter, så klart! OBS! När vi säger ”all inclusive-kontor” så menar vi det. Allt ovan är gratis, utan dolda kostnader – oavsett om du väljer Flex, Fast eller Kontor.
Vill du veta mer?
Du kan alltid ställa frågor till oss här på hemsidan, eller kontakta oss på +46 702 833 892 och co@profi.se
C/O anläggning
Jag godkänner att ni sparar mina kontaktuppgifter i enlighet med GDPR
Skicka

Kontor

kr/mån för 1 person(er)
Läs mer
Ingår alltid:
Snabbt och stabilt WiFi • Gott kaffe, alldeles gratis • Bokningsbara mötesrum • Kök med både kyl och micro • Lounge • Tillgång till kontoret dygnet runt • Flexplats på alla våra anläggningar, så att du kan vara effektiv vart du än är • Toaletter, så klart! OBS! När vi säger ”all inclusive-kontor” så menar vi det. Allt ovan är gratis, utan dolda kostnader – oavsett om du väljer Flex, Fast eller Kontor.
Vill du veta mer?
Du kan alltid ställa frågor till oss här på hemsidan, eller kontakta oss på +46 702 833 892 och co@profi.se
C/O anläggning
Jag godkänner att ni sparar mina kontaktuppgifter i enlighet med GDPR
Skicka
Nu första månaden helt hyresfri!